订单中保存与提交概念讲解

在智易ERP系统中，所有单据（如销售订单、采购订单、发票等）都严格遵循一套生命周期管理机制。理解“保存”与“提交”的区别，是正确使用系统的第一步。

1. 单据的两种核心状态

1.1 草稿 (Draft)

含义: 就像您在纸上打草稿，这是单据的临时状态。
特点: 所有字段均可修改。您可以随意调整客户、物料、价格，甚至删除整张单据。
影响: 此时单据不生效，不会影响库存、不会产生会计凭证，也不会出现在后续报表中。
场景: 销售员正在录入订单，但还需要确认客户的具体要求，或者等待经理确认价格。

1.2 已提交 (Submitted)

含义: 就像合同已经签字盖章，这是单据的正式生效状态。
特点: 单据被锁定，不可直接修改。这是为了保证数据的严肃性和可追溯性。
影响:
- 库存: 可能会预留库存（如销售订单）或增减库存（如出入库单）。
- 财务: 可能会生成会计凭证（如发票、日记账）。
- 流程: 允许流转到下一个环节（如订单提交后才能发货）。
场景: 订单内容已确认无误，准备发给生产部门排产或安排发货。

2. 如何修改“已提交”的单据？

ERP 系统为了保证数据的一致性，不允许直接修改已生效的单据，但提供了合规的修改路径：

2.1 取消 (Cancel)

操作: 点击单据右上角的 取消 按钮。
结果: 单据状态变为“已取消”。
- 业务回滚: 系统会自动撤销该单据产生的所有影响（如释放预留库存、冲销会计凭证）。
前提: 如果该单据已有后续关联单据（例如订单已发货），必须先取消后续单据（发货单），才能取消源单据（订单）。

2.2 修订 (Amend)

操作: 在单据被 取消 后，点击 修订 按钮。
结果: 系统会复制原单据的内容，生成一份新的草稿（版本号通常会+1）。
流程: 您可以在这份新草稿上修改错误的信息，然后重新 保存 并 提交。
优势: 这种方式保留了修改痕迹（审计日志），管理员可以清晰地看到单据被修改了多少次，以及每次修改的内容。

3. TPE加工企业实战建议

明确职责: 建议规定只有主管级别才有权“取消”重要单据，普通员工只能录入和提交。
谨慎提交: 培训员工养成好习惯，在点击“提交”前进行最后一次核对，遵循“一次做对”的原则。
流程规范: 对于已经排产或发货的订单，若需修改，必须通知相关部门（生产、仓库），避免信息不对称导致发错货或做错料。