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ERP 日常运营标准作业程序 (SOP)
版本: v15 | 生效日期: 2025-01-01 | 适用范围: 全体ERP用户
1. 通用运营原则 (General Operating Principles)
为确保ERP系统数据的准确性、及时性和安全性，所有系统用户必须遵循以下核心原则：
- 及时性原则 (Timeliness)：所有业务操作必须在物理动作发生后的 4小时内 完成系统录入。禁止“事后补单”或“月底集中录入”。
- 准确性原则 (Accuracy)：操作人员对录入数据的准确性负首要责任。在提交（Submit）单据前，必须进行自我核对。
- 状态驱动 (Status-Driven)：系统单据的状态变化（如从“草稿”变为“待提交”）是下一环节工作的触发信号。
- 闭环管理 (Closed Loop)：每一笔业务必须有始有终，确保从订单到发票、从入库到出库的完整业务链条闭环。
2. 销售部 (Sales Department)
2.1 角色定义
负责客户订单管理、发货协调及销售开票发起的业务人员。
2.2 核心职责
- 订单履约：确保客户需求转化为准确的系统订单。
- 发货指令：及时向仓库下达发货指令（发货单）。
- 收入确认：依据发货实绩，发起销售开票流程。
2.3 日常工作流
2.4 操作清单 (Operation Checklist)
| 时段 | 关键任务 | 对应系统操作 | 交付标准 |
|---|---|---|---|
| 09:00 - 10:00 | 订单处理与库存预判 | 1. 查看销售订单列表，过滤“草稿”状态。2. 检查 预计库存。 | 所有新订单在接收2小时内完成系统录入。 |
| 10:00 - 16:00 | 下达发货指令 | 1. 对已确认订单，创建发货单 (Delivery Note)。2. 状态保持为**“草稿”**，保存即视为下达指令。 | 发货单准确关联销售订单，备注清晰。 |
| 16:00 - 17:00 | 发货确认与开票 | 1. 检查发货单状态，若仓库已提交，点击**“确认”**。2. 基于已确认发货单，创建 销售发票草稿并提交。 | 确保“实物发出”与“系统发货”同步；发票及时提交财务。 |
2.5 关键风控点
WARNING
- 严禁无单发货：必须先在系统创建发货单草稿，仓库才能执行发货。
- 价格管控：销售订单价格不得低于系统设定的最低限价，特殊情况需审批。
3. 仓库部 (Warehouse Department)
3.1 角色定义
负责实物库存管理、出入库执行及物料保管的仓储人员。
3.2 核心职责
- 实物一致性：确保账面库存与实物库存绝对一致。
- 先进先出：严格执行物料的先进先出（FIFO）管理。
- 单据闭环：依据指令完成出入库后，及时在系统提交单据。
3.3 日常工作流
3.4 操作清单 (Operation Checklist)
| 时段 | 关键任务 | 对应系统操作 | 交付标准 |
|---|---|---|---|
| 09:00 - 11:00 | 发货执行 | 1. 过滤发货单列表（状态=草稿，来源=销售）。2. 按单备货，实物发出后点击**“提交 (Submit)”**。 | 每日11:00前处理完前一日的待发货指令。 |
| 13:00 - 15:00 | 采购收货 | 1. 依据供应商送货单，创建采购收货单 (Purchase Receipt)。2. 核对数量无误后提交。 | 收货单必须关联原采购订单。 |
| 15:00 - 17:00 | 生产物料流转 | 1. 领料：创建库存凭证 (Material Issue)。2. 入库：创建 库存凭证 (Material Receipt)。 | 生产领料必须注明“生产订单号”或用途。 |
3.5 关键风控点
CAUTION
- 负库存禁止：严禁在系统显示库存不足时强行出库。
- 实物必录：任何实物的移动（包括借出、报废）都必须有对应的系统单据。
4. 生产部 (Production Department)
4.1 角色定义
负责生产计划执行、物料领用及成品交付的生产管理人员。 (注：当前阶段主要通过线下配合仓库操作)
4.2 核心职责
- 物料需求计划：准确计算并申报生产所需原材料。
- 产出申报：及时申报完工成品，确保可销售库存更新。
4.3 操作清单 (Operation Checklist)
| 时段 | 关键任务 | 对应系统操作 | 交付标准 |
|---|---|---|---|
| 全天 | 领料申报 | 向仓库提交书面/电子领料单（注明BOM用量）。 | 确保领料数量不超过BOM标准用量的105%。 |
| 全天 | 完工申报 | 向仓库提交成品入库单。 | 确保成品数量准确，并在物理上移交至成品区。 |
5. 采购部 (Procurement Department)
5.1 角色定义
负责供应商管理、采购执行及采购发票发起的采购人员。
5.2 核心职责
- 供应保障：确保原材料库存维持在安全水位之上。
- 成本控制：严格审核采购价格。
- 付款发起：依据收货实绩，发起采购开票流程。
5.3 日常工作流
5.4 操作清单 (Operation Checklist)
| 时段 | 关键任务 | 对应系统操作 | 交付标准 |
|---|---|---|---|
| 09:00 - 10:00 | 库存补货分析 | 1. 查看库存总览，过滤低于“再订购水平”的物料。2. 创建 采购订单。 | 杜绝因漏下单导致的停产待料。 |
| 14:00 - 16:00 | 到货跟踪与开票 | 1. 检查采购收货单，确认仓库已收货。2. 基于收货单创建 采购发票草稿并提交。 | 采购发票必须与供应商提供的纸质发票金额一致。 |
6. 会计部 (Accounting Department)
6.1 角色定义
负责财务审核、收付款执行及报表出具的财务人员。
6.2 核心职责
- 单据审核：审核业务部门提交的发票草稿。
- 资金结算：管理应收应付账款。
- 财务合规：确保所有系统单据符合会计准则。
6.3 日常工作流
6.4 操作清单 (Operation Checklist)
| 时段 | 关键任务 | 对应系统操作 | 交付标准 |
|---|---|---|---|
| 10:00 - 12:00 | 发票审核 | 1. 过滤销售/采购发票（状态=待提交）。2. 核对单价、数量、税率。 3. 点击**“提交”**使其生效。 | 确保所有生效发票都有合法的原始凭证支持。 |
| 14:00 - 16:00 | 收付款处理 | 1. 创建收款凭证核销应收账款。2. 创建 付款凭证核销应付账款。 | 确保系统资金余额与银行日记账一致。 |
7. 异常处理机制 (Exception Handling)
当遇到流程受阻或系统报错时，请遵循以下升级流程：
- 一级响应（用户自查）：
- 检查必填项是否遗漏。
- 检查库存是否充足（针对出库类错误）。
- 检查单据状态是否允许当前操作（如已提交单据不可直接修改）。
- 二级响应 (关键用户)：
- 联系部门Key User进行排查。
- 如需修改已提交单据，必须执行**“取消 (Cancel) -> 修改 (Amend)”** 流程，严禁直接删除数据。
- 三级响应 (IT支持)：
- 截取完整错误提示（包含Details），发送至IT支持群。