期初数录入指南

在 ERP 系统正式上线前，将业务的期初数据准确录入系统是至关重要的一步。这确保了后续业务流程和财务报表的连续性和准确性。期初数主要包括：期初库存、期初应付、期初应收以及各会计科目的期初余额。

准备工作

在录入任何期初数据之前，请确保以下基础主数据已经创建完毕：

1. 公司和会计年度: 确保已设置正确的公司和当前/历史会计年度。
2. 会计科目表: 检查并根据需要调整会计科目表。
3. 临时开账科目: 确认系统中存在 9999 - 临时开账科目 - 汇（或类似名称的临时权益类科目），用于平衡期初数据的借贷方。
4. 仓库: 创建所有物理和逻辑仓库。
5. 物料: 创建所有原材料、半成品、成品等物料主数据。
6. 供应商: 创建所有供应商主数据。
7. 客户: 创建所有客户主数据。

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1. 期初库存录入

期初库存指的是在系统上线那一刻，仓库中实际存在的物料数量和价值。

模块: 库存 操作步骤:

1. 导航到 "库存调账": 在搜索栏输入 库存调账。
2. 新建库存盘点:
   • 公司: 选择你的公司。
   • 盘点日期: 选择系统上线前的日期（例如，上线日期的前一天）。
   • 目的: 期初库存
   • 物料表格: 在 物料 表格中，添加物料、数量和单价。
     • 物料编码: 选择要盘点的物料。
     • 仓库: 选择要录入期初库存的仓库。
     • 数量: 填写实际盘点的库存数量。
     • 单价: 填写该物料的库存成本单价。这是计算期初库存总价值的关键。
   • 成本中心: 确保为每个物料指定了正确的成本中心。
   • 差异科目: 系统会自动处理盘盈盘亏，对于期初录入，系统会将库存价值计入 存货 科目，并将另一端计入 9999 - 临时开账科目 - 汇 。
3. 提交: 保存并提交单据。系统将为每个仓库的每个物料创建库存。

如图所示:

附图:

当前系统已初始化的物料列表，可以下载当前excel表，进行盘点

下载物料期初库存模板

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2. 期初应付与期初应收录入

官方推荐使用 "发票创建工具" (Opening Invoice Creation Tool) 来批量导入期初的应付和应收账款。这个工具大大简化了操作，尤其是在有大量未结发票时。

注意：此处录入的是系统上线前尚未结清的采购或销售发票。已结清的历史数据通常不需要逐笔录入，只需在总账中体现历史余额即可。

模块: 会计 操作步骤:

1. 导航到工具: 在全局搜索栏输入 发票创建工具 并打开。
2. 选择公司和发票类型:
   • 公司: 选择你的公司。
   • 发票类型:
     • 要录入期初应付，选择 采购。
     • 要录入期初应收，选择 销售。
3. 准备数据:
   • 点击 Download 按钮下载模板 (Excel/CSV格式)。
   • 在模板中填写以下关键信息：
     • 往来单位: 供应商或客户的名称。如果系统中不存在该供应商或客户，可以勾选工具页面的 创建往来单位 复选框，系统将自动创建相应的主数据。
     • 记账日期: 发票的记账日期，必须设置为系统上线前的日期。
     • 到期日: 发票的到期日，即应付款或应收款的到期日期。
     • 未结金额: 未结清的金额，即期初应付或应收的余额。
     • 发票编号: 原始发票的编号。如果此字段留空，系统会自动生成发票编号。
     • 物料名称: （可选）发票行项目的名称。对于期初余额录入，建议使用通用名称如 "期初余额导入"。
4. 上传并导入:
   • 回到工具页面，点击 Upload 按钮并选择你刚刚填好的文件。
   • 数据会加载到下方的表格中。检查无误后，点击 Create Invoices 按钮。
5. 系统处理: 系统会在后台为每一行数据创建一张对应的采购发票或销售发票。这些发票会自动标记为期初发票 (Is Opening)，并且不会影响库存。

如图所示:

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3. 会计科目期初余额录入

除了应收、应付和库存，其他所有资产负债表科目的余额都需要通过 "日记账分录" 来录入。

模块: 会计
操作步骤:

1. 导航到 "日记账分录": 在搜索栏输入 手工凭证。

2. 新建日记账分录:

   • 分录类型: 选择 开账凭证。
   • 记账日期: 选择系统上线前的日期。

3. 录入会计分录: 在 会计分录 表格中，录入所有资产负债表科目的期初余额。

   • 原则: 资产增加记借方，负债和所有者权益增加记贷方 。
   • 临时科目: 另一端过账到一个名为 9999 - 临时开账科目 - 汇 的临时科目。在录入日记账时，你也需要使用这个科目来配平借贷。
   • 示例分录:

     编号	科目	借方 (元)	贷方 (元)
     1	100101 - 库存现金 - CNY - ...	400.00
     2	100201 - 上海新晨科技有限公司	300.00
     3	100202 - 张伟 987654321098	5,000.00
     4	9999 - 临时开账科目 - 汇		5,700.00
     	合计	5,700.00	5,700.00

4. 核对与提交:

   • 应收/应付/库存: 应收账款、应付账款 和 存货 科目的总额应该已经在之前的步骤中自动计入 9999 - 临时开账科目 - 汇。这份日记账是用来处理剩余的所有资产负债科目。
   • 平账原理:
     • 库存录入时：借：存货 / 贷：临时开账科目
     • 应收录入时：借：应收账款 / 贷：临时开账科目
     • 应付录入时：借：临时开账科目 / 贷：应付账款
     • 其他科目录入时：借/贷：其他资产负债科目 / 贷/借：临时开账科目
     • 当所有资产、负债、权益都录入准确后，根据会计恒等式（资产 = 负债 + 所有者权益），临时开账科目 的借贷方总额必然相等，余额归零。
   • 提交: 确认借贷平衡且 9999 - 临时开账科目 - 汇 科目余额为零后，保存并提交此日记账分录。

如图所示:

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4. 锁定账期（重要）

在所有期初数据录入完毕并核对无误后，必须锁定账期。这一步是为了防止用户意外录入日期早于期初日期的单据，从而破坏期初数据的准确性。

模块: 会计 操作步骤:

1. 导航到 "会计设置": 在搜索栏输入 会计设置 (Accounts Settings)。
2. 设置冻结日期:
   • 找到 冻结会计分录 (Freeze Accounting Entries) 区域。
   • 冻结日期 (Frozen Up To): 设置为系统上线日期的前一天（即期初数据的截止日期）。
3. 保存: 点击保存。

效果: 设置后，任何用户都无法创建或修改记账日期在冻结日期之前的会计凭证。

提示: 如果未来确实需要修改期初数据，可以由管理员临时修改此日期，或在 角色允许冻结会计分录 中指定特定角色（如财务经理）拥有修改权限。

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完成以上所有步骤后，系统的期初数据就录入完毕且已安全锁定，可以开始处理新的业务单据。