数据迁移 (Data Migration)

数据迁移是 ERP 实施中工作量最大、风险最高的环节之一。高质量的数据是系统成功上线的前提，“垃圾进，垃圾出 (Garbage In, Garbage Out)” 是 ERP 领域的铁律。本指南将帮助您规范化地完成从旧系统（或手工账）到智易ERP的数据迁移工作。

1. 数据迁移策略

为了降低风险，我们通常将数据分为两类，分步进行迁移。

1.1 静态数据 (Master Data)

指相对稳定、变动不频繁的基础数据。

• 迁移时间: 可在上线前 1-2 周提前导入并进行核对。
• 包含内容:
  • 组织架构（公司、部门、职位、员工）
  • 仓库架构
  • 物料主数据 (Item): 编码、名称、单位、属性。
  • 业务伙伴: 客户 (Customer)、供应商 (Supplier)。
  • 生产基础: 物料清单 (BOM)、工作中心、工艺路线。
  • 财务基础：会计科目表、成本中心。

1.2 动态数据 (Transaction Data)

指随业务实时变化的交易数据。

• 迁移时间: 必须在系统切换点（Cutover Date） 进行，通常是上线前的周末。
• 包含内容:
  • 期初库存: 截止切换时点的仓库实物数量及成本。
  • 期初应收/应付: 截止切换时点尚未结清的往来账款。
  • 期初会计余额: 截止切换时点的资产负债表科目余额。
  • 未结订单: 尚未执行完毕的销售订单、采购订单（视情况决定是否导入或在新系统重录）。

2. 数据准备与清洗

这是最耗时的步骤。请使用我们提供的标准数据收集模板进行整理。

清洗原则

1. 去重: 合并重复的客户、供应商或物料。
2. 补全: 补充新系统必填但旧系统缺失的信息（如物料的分组、默认仓库）。
3. 标准化: 统一数据格式，如地址格式、电话号码格式、计量单位（如统一用“kg”而不是“公斤”）。
4. 验证: 业务部门负责人必须对整理好的数据签字确认。

3. 数据导入操作 (Data Import Tool)

智易ERP 提供了强大的内置导入工具，支持 Excel/CSV 文件批量导入。

操作步骤

1. 下载模板:

   • 导航至 设置 > 数据 > 导入数据。
   • 新建导入任务，选择文档类型（如 Item），点击“下载模板”。
   • 提示: 选择“插入新记录 (Insert New Records)”，并勾选所有必填字段。

2. 填充数据:

   • 将清洗好的数据复制到下载的 CSV 模板中。
   • 注意: 不要修改模板的列标题行。

3. 上传与预览:

   • 上传文件，系统会自动映射列。
   • 点击“开始导入”，系统会先进行预检查，显示前几行数据供预览。

4. 执行导入:

   • 确认无误后提交。系统会逐行处理，如果有错误，会生成错误日志（Error Log）。
   • 处理错误: 下载错误日志，根据提示修改源文件中的错误行，然后仅重新导入这些修正后的行。

4. 关键数据导入指引

4.1 物料 (Item)

• 难点: 编码规则、单位换算。
• 建议: 先导入物料组 (Item Group) 和 计量单位 (UOM)，再导入物料。对于 TPE 行业，注意区分 原料、成品、半成品的属性设置。

4.2 物料清单 (BOM)

• 难点: 父子项关联。
• 建议: 必须确保所有父项和子项的物料主数据都已成功导入，才能导入 BOM。

4.3 期初库存 (Stock Reconciliation)

• 工具: 使用 库存调账 (Stock Reconciliation) 单据。
• 要点: 必须同时提供“数量”和“估值费率 (Valuation Rate)”。估值费率即库存成本单价，直接影响财务成本。

4.4 期初会计余额 (Journal Entry)

• 工具: 使用 日记账分录 (Journal Entry)，类型选“开账 (Opening)”。
• 要点: 借贷必须平衡。通常使用一个临时的“期初过度科目”来配平。

5. 数据核对 (Verification)

导入完成后，必须进行“账实核对”和“账账核对”。

• 库存核对: 导出系统库存报表，与实物盘点表比对，确保数量一致，总金额一致。
• 往来核对: 导出应收/应付账龄表，与财务手工账比对。
• 财务核对: 导出资产负债表，与旧系统截止日的报表比对。

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警告: 数据迁移不可逆，建议在正式导入前，先在测试环境 (Staging Site) 进行全量演练，验证无误后再在生产环境执行。